Checklist para preparar una feria: material, merchandising y plazos

¿Qué material necesitas para una feria?

Para una feria necesitas tres bloques de material: visibilidad del stand (roll-ups, photocall, banderas o displays), merchandising para repartir (bolígrafos, totebags, libretas, botellas) y ropa del equipo con tu logo. Pídelo con al menos un mes de margen: la fabricación lleva unos 15 días laborables desde el primer pago.

A partir de ahí, la cantidad y el tipo de material dependen del tamaño del stand, del público que esperas y de si la feria es en interior o al aire libre. La lista de abajo te sirve para no olvidarte de nada.

Bloque 1: material para que se vea tu stand

En una feria compites con decenas de stands a la vez. Lo primero es que te vean desde el pasillo y que se entienda en dos segundos qué haces. El material publicitario lo fabricamos desde 1 unidad, así que puedes pedir solo lo que necesitas.

• Roll-ups: fáciles de transportar y montar. Uno o dos a los lados del stand con tu mensaje principal.
• Photocall: fondo para fotos, presentaciones o entrevistas. Muy útil si vas a publicar en redes desde la feria.
• Banderas y fly banners: imprescindibles en ferias al aire libre o en recintos grandes para que te encuentren de lejos.
• Carpas: para eventos en exterior, con tu marca visible desde todos los lados.
• Pancartas: para el frontal de la mesa o del mostrador.
• Displays: para mostrar producto, catálogos o información en el propio stand.

Bloque 2: merchandising para repartir

El merchandising de feria tiene dos funciones: atraer gente al stand y que se acuerden de ti cuando vuelvan a la oficina. Para lo primero sirven los productos de reparto masivo; para lo segundo, los de más valor, que se reservan para contactos interesantes.

Una buena estrategia es tener dos niveles: algo pequeño para todo el que pasa y algo mejor para quien se para a hablar contigo de verdad. Tienes más ideas en nuestra página de material para ferias.

• Reparto general: bolígrafos (desde 100 unidades), lanyards y pulseras.
• Contactos interesados: totebags, libretas A5, botellas o tazas (desde 10 unidades).
• Clientes y contactos clave: un pequeño pack con caja, que se recuerda mucho más que un folleto.
• Totebags: además de regalo, sirven para que la gente cargue con tu catálogo y vaya anunciando tu marca por la feria.

Bloque 3: ropa del equipo

El equipo del stand es parte de la imagen. Ir uniformados ayuda a que los visitantes sepan a quién dirigirse y da una sensación de empresa organizada.

Lo más práctico son polos o camisetas con el logo en el pecho y, si quieres que se os identifique entre la multitud, el nombre de la empresa en la espalda. Para ferias en invierno o en exterior, añade sudaderas. Recoge las tallas de todo el equipo antes de pedir.

Calendario de la feria: qué hacer y cuándo

Este calendario parte de la fecha de la feria hacia atrás. Si es tu primera feria, añade una semana más de margen.

• Seis semanas antes: define el mensaje del stand, el público y cuántos visitantes esperas. Haz la lista de material con este artículo.
• Cinco semanas antes: diseña los roll-ups y el photocall, sube tu logo en la web y elige el merchandising. Pide los bocetos, que son gratis.
• Cuatro semanas antes: aprueba los bocetos y haz el primer pago del 50 %. Desde aquí, unos 15 días laborables de fabricación.
• Una semana y media antes: pago del 50 % restante y envío, gratis a la península.
• Una semana antes: revisa que ha llegado todo, prueba a montar el roll-up y reparte la ropa al equipo.
• El día antes: prepara cajas separadas para el merchandising de reparto y el de contactos clave.

Checklist completa para imprimir

Repasa esta lista antes de cerrar el pedido y otra vez antes de salir hacia la feria.

• Roll-ups montados y probados.
• Photocall o fondo de stand.
• Banderas o fly banners si es en exterior o en un recinto grande.
• Pancarta para el frontal de la mesa.
• Displays para producto o catálogos.
• Merchandising de reparto general.
• Merchandising para contactos clave.
• Ropa del equipo en todas las tallas.
• Lanyards para las acreditaciones del equipo.
• Libretas y bolígrafos para apuntar contactos.
• Cajas o bolsas para transportar todo.

Errores típicos al preparar una feria

La mayoría de los problemas en ferias se repiten de una empresa a otra. Evitarlos es sencillo si los tienes presentes.

• Pedir el material dos semanas antes: no hay margen para revisar bocetos ni para imprevistos.
• Roll-ups con demasiado texto: desde el pasillo solo se lee el logo y una frase. Lo demás, en la conversación.
• Repartir el merchandising bueno a todo el mundo: guárdalo para quien se interesa de verdad.
• Calcular mal las cantidades: quedarse sin merchandising a mitad de la primera jornada da mala imagen.
• Olvidar la ropa del equipo o pedirla sin tallas.
• No reutilizar: un roll-up o un photocall bien diseñado sirve para varias ferias si no lleva fechas.

Cómo hacerlo todo en un solo pedido

En Orus Custom puedes pedir el material publicitario, el merchandising y la ropa del equipo a la vez, con un solo boceto que revisar y un solo envío. Subes tu logo, lo ves puesto en cada producto y tienes el precio al momento.

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